Eigene Rechnungs-Texte

Was du anpassen kannst

Du steuerst, welcher Text auf deinen generierten Rechnungs-PDFs steht — bei Anbieter-Rechnungen und bei Partner-Gutschriften. Drei Felder findest du in der Karte Rechnungs-Texte:

Header-Text (vor Positionen) — bis 400 Zeichen, z. B. eine Anrede.
Footer-Text (nach Summen) — bis 600 Zeichen, z. B. ein Kontakt-Hinweis.
Provisions-Bezeichnung — bis 64 Zeichen, ersetzt org-weit das Wort „Provision” auf Partner-Gutschriften und im Cockpit. Das Feld erscheint, wenn du den Rechnungs-Typ Partner-Gutschrift bearbeitest.

In die Texte kannst du Platzhalter aus Verfügbare Variablen einfügen: {{org_name}}, {{partner_name}}, {{recipient_name}}, {{period}}, {{invoice_number}}, {{total_amount}}.

So geht’s

Bevor du startest

Du brauchst den PRO-Tarif oder höher. Im BASIC-Tarif zeigt die Karte ein PRO-Badge.
Texte gelten pro Sprache — leg sie für Deutsch und/oder Englisch an.

Öffne den White-Label-Tab in den Org-Einstellungen und klick in der Karte Rechnungs-Texte auf Bearbeiten.
Wähle den Rechnungs-Typ (Anbieter-Rechnung oder Partner-Gutschrift) und die Sprache.
Tippe Header- und Footer-Text. Klick auf eine Variablen-Badge, um einen Platzhalter ans aktive Feld anzuhängen.
Schau in die PDF-Vorschau (Sample-Daten) rechts — sie aktualisiert sich kurz nach jeder Änderung. Über Download prüfst du das Muster-PDF vor dem Speichern.
Speichern.

Beispiel

Du trägst als Header ein: „Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie Ihre Abrechnung.” Als Footer: „Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter support@example.de”.

Die Vorschau rendert das mit Muster-Werten — Rechnungsnummer INV-PREVIEW-001, Zeitraum Q1 2026, Summe EUR 1.234,56. Ab dem nächsten erzeugten Beleg steht dein Text auf dem echten PDF.

Häufige Stolperfallen

Speichern wird abgelehnt → Du hast einen Platzhalter benutzt, der nicht in der Liste Verfügbare Variablen steht. Schreibweise ist strikt klein mit Unterstrich (org_name, nicht Org_Name). Die Vorschau zeigt dir den unbekannten Namen.
Alte PDFs ändern sich nicht → Gewollt. Nur neue Rechnungen übernehmen deine Texte; bereits ausgestellte Belege bleiben unverändert (7-Jahres-Aufbewahrung).
Kein Text auf dem PDF → Für diesen Rechnungs-Typ ist noch keine Vorlage gespeichert. Ohne Vorlage erscheint kein Zusatztext.
Logo auf dem PDF → Sobald dein White-Label-Portal aktiv ist, trägt das Rechnungs-PDF oben links dein hinterlegtes Logo (mit Akzentfarbe). Ohne aktives Portal nutzt der Beleg die Standard-papony-Optik — deine eigenen Texte greifen aber unabhängig davon.

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